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Entenda, de fato, o que é a folha de pagamento e por que ela é fundamental para a conformidade do seu empreendimento
A folha de pagamento gera dúvidas em muitos empresários; em nosso artigo, trazemos informações relevantes para te ajudar a compreendê-la.
Entender como sua folha de pagamento funciona e como ela poderá repercutir em seu negócio é essencial não apenas para estar em dia com o fisco, mas também para evitar problemas em seu caixa.
Além disso, ela contribui para a manutenção de um bom clima organizacional e para a satisfação dos seus colaboradores, ao perceberem que você tem zelo em respeitar seus direitos.
No artigo de hoje, vamos conversar sobre o que realmente é a folha de pagamento, sobre sua importância, sobre como ela é composta, sobre leis que precisam ser cumpridas ao calculá-las e sobre por que geri-la da maneira correta é essencial para um controle eficiente do caixa da sua empresa.
O que é a folha de pagamento?
A folha de documento do seu negócio é um documento complexo e de suma importância para o seu estabelecimento.
Ela contém informações detalhadas sobre a jornada de trabalho dos seus colaboradores, bem como informações sobre os valores devidos e que devem ser descontados.
O cálculo deve ser feito mensalmente e deve estar pronto antes do quinto dia útil, prazo final que seu empreendimento tem para repassar os valores a títulos de salário para seus colaboradores.
Sendo assim, ao ser calculada – a folha de pagamento – gera não apenas o holerite, também conhecido como contracheque, mas também demais guias e relatórios que serão utilizados para prestação de contas junto ao seus funcionários, dentre outros.
Ela costuma ser calculada pelo departamento pessoal, sendo que, no mercado, existem vários softwares que ajudam nessa tarefa.
Por que ela é importante?
Por meio do resultado do cálculo da sua folha de pagamento, você passa a conhecer o quanto deverá pagar aos seus funcionários, bem como ao governo, a título de contribuições.
Dessa maneira, é essencial para a regularidade do seu negócio junto ao Estado, já que os rendimentos, os descontos e as contribuições pagas pela sua empresa são instituídos pela própria legislação.
Sendo assim, ela se trata do conjunto de documentos que você poderá usar para comprovar que suas obrigações foram cumpridas da maneira correta.
Então, sua folha de pagamento poderá ser solicitada em processos de fiscalização, bem como caso sua empresa sofra processos trabalhistas, como meio de prova.
Quais os principais componentes de uma folha de pagamento?
Ao ser calculada, sua folha de pagamento gera, por exemplo:
- Guias de recolhimento de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
- Guias de recolhimento para o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS);
- Guia de recolhimento do Fundo de Garantia por tempo de Serviços (FGTS);
- Holerites;
- Controle de ponto;
- Pagamento de férias e de 13º salário;
- Atestados médicos do período, dentre outros.
Sendo assim, para que as informações sejam geradas adequadamente, é necessário que você tenha acesso a informações como:
- Função dos colaboradores;
- Salário pactuado na contratação;
- Se existe a necessidade do pagamento de adicional de periculosidade ou de insalubridade e de adicional noturno;
- Horas trabalhadas no período;
- Percentuais que deverão ser calculados a título de horas extras;
- Informações relativas ao empregador;
- Valores pagos a título de auxílio-transporte, de combustível e de alimentação;
- Percentuais que devem ser descontados a título de INSS e de IRRF, dentre outros.
Diante disso, é fundamental que você tenha total domínio das informações que serão necessárias para que o cálculo ocorra da maneira correta, e isso também inclui conhecimento da legislação.
Isso porque erros durante o processo podem tornar seus empreendimentos expostos a sérios problemas junto ao fisco e a seus funcionários, no futuro, devido ao pagamento de autuações, de multas, de juros, bem como é possível, também, responder processos tributários.
Quais as principais leis que devem ser observadas ao ser calculada?
É importante ter domínio profundo de diferentes legislações para que as imposições do Estado sejam devidamente respeitadas, como, por exemplo:
- Consolidação das Leis do Trabalho;
- Convenções coletivas etc.
Aqui vale ressaltar a importância das convenções coletivas, já que costumam trazer maiores direitos para os trabalhadores, os quais devem ser devidamente respeitados pelo seu empreendimento.
Elas consistem em acordos realizados entre o sindicato de uma determinada categoria de profissionais como uma organização ou como um sindicato de empregadores.
Podem ser atualizadas periodicamente, tornando necessário ter bastante atenção quanto às mudanças ocorridas em novas negociações para que o cálculo da sua folha de pagamento as contemple.
Folha de pagamento x setor financeiro: o que considerar?
Um aspecto importante que deve ser considerado quanto à sua folha de pagamento consiste na relação que existe entre ela e o setor financeiro da sua empresa.
Inicialmente, é importante entender que você deve ter um controle financeiro e operacional adequado para conhecer tanto a realidade da sua disponibilidade de caixa quanto a produtiva.
Isso permite que você não faça compromissos que não consegue honrar.
Além disso, é importante entender também que, ao contratar um novo colaborador, que trabalhe sob regime celetista, você precisa saber que, além do pagamento do salário, existem outras obrigações que surgirão para o seu negócio.
Com exemplo disso, temos o INSS patronal, que incide sobre a sua folha de pagamento, que é diferente do INSS pago pelos seus funcionários, bem como a contribuição para o FGTS, o adicional de periculosidade e de insalubridade, bem como o adicional noturno, dentre outros.
Também para não comprometer sua programação financeira, é importante ter acesso ao cálculo desses valores com antecedência, devido ao montante que costuma ser expressivo, sendo necessária uma preparação prévia do seu caixa.
Lembrando que atrasos no pagamento dos seus funcionários também deixam seu empreendimento exposto ao pagamento de multas, em caso de fiscalizações.
Quais os problemas que você pode ter caso sua folha de pagamento seja calculada da maneira incorreta?
Dentre os problemas que você pode ter ao calcular sua folha de pagamento, temos descontos indevidos, considerar valores maiores ou menores a título de proventos, não considerar determinados direitos, dentre outros.
Quando você faz algo que prejudica o seu funcionário, futuramente poderá ser acionado judicialmente; caso os valores pagos sejam maiores, o caixa da sua empresa poderá ser prejudicado.
Dessa maneira, contar com profissionais especializados é fundamental não apenas para ter acesso a essas informações com antecedência, mas também para que tudo seja feito da maneira adequada.
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